IMPORTANCIA DEL CORRECTO USO DE LA BITACORA DE OBRA

La bitácora de obra es, entre otros, uno de los elementos más importantes que forman parte del sistema de control para el buen desarrollo de las obras, por su carácter legal que, para efectos técnicos, tiene la misma legalidad que el contrato de obra.

Este documento tiene un valor preponderante para los Auditores Técnicos, dado que siempre que se complete bajo los parámetros técnicos y legales establecidos, su consulta nos permite esclarecer cualquier supuesta debilidad o irregularidad cuya verificación en obra no se pueda confirmar de manera tangible, justifica las demoras y otros incidentes que afectan los cronogramas de tiempo y recursos de las obras, así como incrementos en los volúmenes presupuestados producto de imprevistos. Su contenido lo constituye en auxiliar imprescindible para el trabajo de los Auditores actuantes.

Se aceptan dos formatos para la Bitácora de obras; una puede ser una libreta de pasta rígida, tamaño 8 ½” x 11”, hojas numeradas y columnas para asentar fecha, hora y numeración de notas en orden cronológico. Cada hoja deberá contar con al menos 3 copias desprendibles, quedando la original en la libreta.

El segundo formato es el formato digital, que consiste en un programa especializado, con niveles de seguridad que no permite alteración de su contenido luego de su apertura, teniendo las mismas características que la libreta convencional.

Para que una Bitácora de obra conserve de manera integra su condición legal, debe sujetarse a una serie de reglamentaciones desde su apertura hasta su cierre definitivo.

Nota:
El Instituto Dominicano de Auditores de la Construcción (IDACON) ofrece a partir de Septiembre/2009 este y otros cursos relacionados con procedimientos de control y fiscalización de obras, los cuales informará a sus Miembros y Colegas por diferentes medios de comunicación.

PLANIFICACIÓN EFICAZ Y EFICIENTE EN LA AUDITORÍA TÉCNICA.

LIC. RAFAEL SENCIÓN.

EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE UNA AUDITORÍA TÉCNICA CON LLEVA LA APLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS QUE SON SIMILARES A OTROS TIPOS DE AUDITORÍA COMO POR EJEMPLO LA AUDITORIA FINANCIERA। AUN EN LAS LLAMADAS AUDITORIAS ESPECIALES CUYOS OBJETIVOS SON MUY ESPECÍFICOS ESTA FASE DEBE SER CUMPLIDA, AUNQUE NATURALMENTE CON PROCEDIMIENTOS MAS LIMITADOS.

DEL LIBRO DEL INGENIERO JUAN RAMÓN MELLA FLORES TITULADO “LA AUDITORÍA DE LAS OBRAS PÚBLICAS EN LA REPÚBLICA DOMINICANA” EXTRAEMOS LA SIGUIENTE DEFINICIÓN DE PLANIFICACIÓN EN EL CONTEXTO DE LA AUDITORIA TÉCNICA: LA PLANIFICACIÓN DE UNA AUDITORÍA SUPONE DEFINIR UNA ESTRATEGIA Y UN ENFOQUE GENERAL PARA SU CONDUCCIÓN Y CABAL EJECUCIÓN, A FIN DE PREVENIR Y ASEGURAR QUE EL AUDITOR ALCANCE UN RAZONABLE CONOCIMIENTO Y COMPRENSIÓN DE LAS ACTIVIDADES, ANTECEDENTES, SISTEMAS DE CONTROL INTERNO, RIESGOS INSTITUCIONALES E INFORMACIÓN Y DISPOSICIONES LEGALES APLICABLES A LA ENTIDAD O ÁREA A EXAMINAR, QUE LE POSIBILITE DETERMINAR Y PROGRAMAR EL ALCANCE, OBJETIVOS Y OPORTUNIDAD DE LA AUDITORÍA, ASÍ COMO EL EMPLEO DE LOS PROCEDIMIENTOS, HERRAMIENTAS, Y RECURSOS PERTINENTES।

COMO PUEDE OBSERVARSE LA FASE DE PLANIFICACIÓN COMPRENDE ELEMENTOS QUE SON ESENCIALES PARA LA REALIZACIÓN EXITOSA DE LAS OTRAS FASES DE LA AUDITORÍA; SERÍA ILÓGICO PENSAR POR EJEMPLO QUE SIN UN CONOCIMIENTO CABAL DE LAS PROCESOS EJECUTADOS EN UNA OBRA, U OBVIANDO UN EXAMEN PREVIO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA MISMA SE PUEDA LLEVAR A FELIZ TERMINO UNA AUDITORÍA TÉCNICA।

UN FACTOR QUE DIFERENCIA EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA TÉCNICA DEL MISMO PROCESO EN OTROS TIPOS DE AUDITORÍA ES EL USO DE ESPECIALISTAS, EL CUAL ES OBLIGATORIO EN LA AUDITORÍA TÉCNICA POR SU CARÁCTER INTEGRAL, MIENTRAS QUE EN LAS DEMÁS GENERALMENTE ES OPCIONAL, O POR LO MENOS NO RECURRENTE।

AHORA BIEN, SI ESTAMOS DE ACUERDO EN QUE LA FASE DE PLANIFICACIÓN ES ESENCIAL PARA LA FELIZ CULMINACIÓN DE UNA AUDITORIA, ¿QUE PUEDE HACER UN AUDITOR TÉCNICO PARA EJECUTAR UNA PLANIFICACIÓN EFICAZ Y EFICIENTE QUE A SU VEZ INFLUYA EN LA REALIZACIÓN DE UNA AUDITORIA CON ESTAS MISMAS CARACTERÍSTICAS?, AUNQUE NO CREEMOS QUE PUEDAN ESTABLECERSE REGLAS FIJAS DEBIDO ENTRE OTROS FACTORES AL HECHO DE QUE AUNQUE EXISTEN ELEMENTOS COMUNES, TODAS LAS INSTITUCIONES EJECUTORAS DE OBRAS SON DIFERENTES UNA DE OTRAS, ASÍ COMO TAMBIÉN LOS PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN, PODEMOS TOMAR EN CONSIDERACIÓN LOS SIGUIENTES ELEMENTOS PARA LOGRAR UNA PLANIFICACIÓN EFICAZ Y EFICIENTE:

1-CONOCIMIENTO GENERAL DEL PROYECTO:
MIENTRAS MAS SE PROFUNDICE EN SUS CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS, MEJOR SE PODRÁ ESTABLECER LAS ÁREAS DE RIESGO INHERENTE DE LA INSTITUCIÓN EJECUTORA ASÍ COMO DE LA OBRA AUDITADA, PERMITIENDO AL AUDITOR CONCENTRAR SUS ESFUERZOS EN LAS ÁREAS CLAVES, EVITANDO EJECUTAR PROCEDIMIENTOS EN ÁREAS POCO SIGNIFICATIVAS, PERMITIENDO EL AHORRO DE TIEMPO Y OTROS RECURSOS EN EL TRABAJO DE GABINETE Y DE CAMPO।

2-OBTENCIÓN Y ESTUDIO DE INFORMACIÓN:
UN PROCESO DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN ANALÍTICO, BIEN CONDUCIDO Y CON LA DEBIDA PROFUNDIDAD, PUEDE LLEVAR AL AUDITOR A LA DETECCIÓN TEMPRANA DE DEBILIDADES Y/O IRREGULARIDADES QUE PODRÍAN SER CORREGIDAS POR LA ENTIDAD EN EL TRANSCURSO DE LA AUDITORÍA, EVITANDO EL DESPERDICIO DE RECURSOS EN ESE PROYECTO EN PARTICULAR O ACCIONES LEGALES EN SU CONTRA CON EL RIESGO CONSABIDO DE PERDIDAS। PARA EL AUDITOR LA DISPOSICIÓN QUE LA ENTIDAD MUESTRE PARA CORREGIR ESTAS VA A DETERMINAR EL ALGUNAS CIRCUNSTANCIAS LA DECISIÓN DE SI CONTINUAR O NO CON EL COMPROMISO DE AUDITORÍA.

POR CIERTO QUE CUANDO ESTAS ACCIONES CONDUCEN A LA ENTIDAD EJECUTORA AL AHORRO DE RECURSOS O LOGRA EVITAR PROBLEMAS LEGALES, AUMENTARÍAN EL VALOR DE LA AUDITORÍA PARA LA ENTIDAD AUDITADA Y EL PRESTIGIO PROFESIONAL DEL AUDITOR।

EN RESUMEN PODEMOS DECIR QUE EL TRABAJO DE PLANIFICACIÓN EN UNA AUDITORÍA TÉCNICA DEBE SER TAN EXHAUSTIVA Y PROFUNDA QUE LA REALIZACIÓN DE LAS OTRAS FASES PAREZCA UN DESCANSO.

EL AUTOR ES CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
Y CATEDRÁTICO UNIVERSITARIO